Evita estos 6 errores cuando implementes un software nuevo en tu empresa

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Empresas en México empiezan a darse cuenta que manejar todo con papel, lapiz y Excel ya no es suficiente para ser competitivos y comienzan a implementar plataformas de software para mejorar la productividad de sus empleados. Una solución como Oriens, que te ayuda a administrar las actividades que realizan tus empleados en campo, aumenta tu productividad en al menos un 25%. CRMs pudieran incrementar tus ventas hasta en un 30%.

Pero una mala implementación puede matar un software incluso antes de ser usado. Lee los 6 errores más comunes que deberías evitar cuando implementes un software nuevo en tu empresa.

1. Implementarlo porque “El jefe dijo”

La realidad en muchas empresas es que las cosas se hacen porque el jefe dice que se hagan y no hay vuelta de hoja. Si eres el jefe no tienes que convencer a nadie para que algo se haga. Bueno o malo se va a hacer. Pero si quieres que algo sea exitoso, es mejor emocionar a los que van a utilizar la herramienta, a los de sistemas que harán las integraciones y a tus clientes que van a tener un mejor servicio gracias a esta nueva herramienta.

2. No involucrar a los stakeholders en el proceso de implementación

Este punto va de la mano del pasado. No basta con sólo platicarle a los usuarios los beneficios. Organiza una mesa redonda donde invites a piezas clave y platiquen sobre el software, la funcionalidad y los beneficios y tengan una sesión de dudas y recomendaciones. De esta manera todos sentirán que formaron parte de la decisión. Y cuando llegue el momento de utilizar el software y salgan problemas, los stakeholders estarán más dispuestos a buscar la manera de que funcione.

Recuerda que esto no es sólo para venderles la idea. Las opiniones de los que van a usar el sistema son muy valiosas y puedes evitar errores al momento de configurar el software. Aparte sentirán que formaron parte de la decisión y que sus opiniones realmente fueron tomadas en cuenta y habrá mucha más disposición por parte de todos.

3. No tener un plan de acción con tiempos y objetivos

Esto es algo muy obvio cuando te lo dicen pero que casi nadie hace. Y probablemente la gran mayoría de las personas que lean esto tampoco lo harán. Pero te aseguro que tener una guía sencilla hace todo mucho más fácil y hace que nos “pongamos las pilas”.  Les dejo aquí el plan de implementación que estamos usando con uno de nuestros clientes.

Plan de implementación con un cliente real

Como puedes ver, hacemos nuestros planes de implementación muy sencillos adrede. Básicamente sólo incluimos los objetivos, las fechas y el responsable de cada implementación. Por lo general no necesitas complicarlo más y recuerda que cualquier tipo de plan es difícil de seguir al pie de la letra. Si creas un plan complejo es muy probable que a nadie le interese. Manténlo lo más simple que puedas.

4. No tener a un responsable del proyecto

Esto es un error que ocurre en muchas empresas y es de los errores más fáciles de evitar. Como en cualquier proyecto, debe haber alguien que se haga responsable de toda la implementación. Puede haber encargados de diferentes áreas (sistemas, recursos humanos, etc) pero debe haber una persona que tenga contacto con todos los involucrados y que sea responsable de que todos los objetivos se estén llevando acabo en tiempo y forma.

Recomendación: Si estas batallando para escoger al encargado del proyecto, recomendamos que sea la persona que va a estar en contacto directo con los proveedores de software. También recomendamos que desde la primer junta quede esta persona asignada. Facilita mucho la vida de todos los involucrados.

5. Hacer el lanzamiento en toda la empresa

El software ya está funcionando, las integraciones con tus sistemas están conectadas y toda la información ya está cargada en el sistema nuevo. Y cuando al fin llega el día de mostrársela a toda la empresa después de varias semanas de trabajo y esfuerzo, el sistema se cae y no le funciona a nadie.

Es muy importante festejar este momento, pero es aún más importante no arruinar todo haciendo un lanzamiento sin haber probado el sistema en situaciones reales.

Siempre se debe hacer un lanzamiento beta o “soft launch” con unos cuantos empleados de la compañía. Esto es crítico porque de esta manera puedes comprobar el éxito a pequeña escala y asegurar el éxito a grande escala. Otra ventaja es que esos primeros empleados que probaron el software se pueden convertir en embajadores que promuevan y ayudan a los demás con el uso correcto del sistema.

6. Que los de arriba también estén de acuerdo

Por último, cuando quieres un cambio grande dentro de una compañía, como lo es implementar un software nuevo, es muy importante que los jefes estén comprometidos y también vean los beneficios que traerá este sistema. Si tienes la aprobación de los jefes todo fluye mucho más rápido y el proyecto toma la seriedad que merece.

Como en todo, si puedes evitar estos 6 errores desde el principio es mejor, pero nunca es demasiado tarde para hacer las cosas bien.

Suerte y mucho éxito.

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